O UNIDOS por Torres Vedras – Movimento Cívico apresentou na sessão pública de executivo camarário de março, na Silveira, uma proposta para dotar os serviços de Urbanismo da Câmara Municipal de uma plataforma digital para a gestão dos processos de licenciamento com menos burocracia, centrada nas necessidades do cidadão e totalmente transparente em todas as etapas do processo.

Atualmente, todos os pedidos feitos à área do Urbanismo são apresentados presencialmente e com recurso ao suporte papel. Nalguns casos, quando necessário, os Requerimentos são acompanhados de um CD com várias informações adicionais (plantas, mapas, desenhos, etc.). É possível apenas fazer o download das minutas para posterior impressão e digitalização e não existe a possibilidade de submeter estes Requerimentos online. 

Acresce o facto de não se conseguir ter uma expectativa temporal para a decisão e conclusão dos Requerimentos. O requerente recebe comunicação dos Serviços através de um ofício/carta postal remetido no ato de uma primeira apreciação do Requerimento, na apresentação do Parecer Técnico e/ou na solicitação de informações adicionais. Finalmente, entre comunicações, o requerente não tem como rastrear o estado do Requerimento, a não ser questionando por telefone ou presencialmente o estado do processo. Este procedimento é apenas possível num horário pré-estabelecido (2 horas/dia), com um interlocutor designado pelos serviços ou com o técnico responsável pela emissão de parecer, nem sempre com sucesso.

Cresce a ideia na Comunidade de que são dadas prioridades à tramitação de determinados Requerimentos, em detrimento dos restantes, e que os processos não avançam por falta de capacidade ou competência dos Serviços.

No entender do UNIDOS por Torres Vedras, o recurso a uma plataforma digital acessível aos cidadãos possibilitará uma desburocratização e simplificação das interações com o município e reconhecerá o Cidadão como fim último de toda a ação.

A solução que agora se propõe pode constituir uma oportunidade para modernizar os restantes serviços que a autarquia disponibiliza ao Cidadão, adotando as boas práticas, neste domínio, que outros municípios criaram e implementaram.

A Câmara Municipal de Torres Vedras deve reconhecer o enorme potencial da transformação digital como ferramenta geradora de maior transparência na informação e maior eficiência, sustentabilidade e qualidade do serviço prestado ao cidadão, o que simultaneamente se traduzirá em benefícios ambientais e económicos para pessoas e empresas.

(Págs. 2, 3 e 4: Proposta#44 UNIDOS por Torres Vedras, Criação de Plataforma Digital para Processos de Licenciamento Urbano)

PLATAFORMA DIGITAL PARA PROCESSOS DE LICENCIAMENTO URBANO

I) OBJECTIVO: CELERIDADE, MENOS BUROCRACIA E GESTÃO EFICIENTE DE RECURSOS

• Automatização das tarefas puramente manuais e repetitivas.
• Melhoria do tempo de resposta e alocação dos recursos em tarefas de maior valor acrescentado.
• Redução da burocracia ‘e papelada’.
• Redução do arquivo físico e constituição de arquivo Digital.
• Ganhos de Sustentabilidade (menos papel e diminuição da pegada carbónica pela redução de deslocações).
• Possibilitar a criação de Requerimentos digitais (interface Web ou Mobile), pela desmaterialização dos atuais formulários em papel em formulários digitais, submetendo-os de imediato após o preenchimento online (mediante registo de utilizador login/password ou autenticação e-Gov). O registo do Requerimento é 100% digital, feito pelo requerente e este recebe automaticamente um ID/referência do Requerimento. A solução deverá ser acompanhada de uma plataforma de pagamentos online.
• Mantém-se o canal ‘Balcão’ para entrada de Requerimentos: o funcionário receciona o pedido e ‘desmaterializa’ a informação na plataforma (ie, faz o registo) e devolve ao requerente um ID/referência de Requerimento.
• A plataforma digital deverá disponibilizar, ao requerente, informação sistematizada e sintetizada, nomeadamente sobre:
• Elementos instrutórios para a formalização do Requerimento com checklist de documentos a entregar;
• Custos e taxas associadas;
• Prazo para comunicação/decisão com referência ao tempo expectável de resposta;
• Procedimento do pedido (informação das etapas do processo e sua tramitação);
• Legislação aplicável.
• Possibilitar a anexação de documentos digitais ao Requerimento, em qualquer fase do processo, sem necessidade de recurso ao Papel.

II) OBJECTIVO: TRANSPARÊNCIA. PARTILHA DE INFORMAÇÃO FIDEDIGNA E CONFIÁVEL. 

É dada visibilidade sobre o Requerimento e sobre as ações e tramitações em todas as fases do processo.

• A plataforma digital providenciará um repositório agregador de toda a informação dos Requerimentos, ‘fonte da verdade’ que será partilhada entre diferentes unidades do Serviço – Visão de ‘Processo’ ao invés de visão de ‘Departamento’.  Pela partilha de informação/conhecimento entre Serviços e requerentes, a função do ‘Gestor de procedimento’ ganhará maior automatismo e os recursos poderão ser alocados a outras tarefas/serviços.
• Criação de uma Área no site da autarquia que funcione como uma interface para a plataforma digital: 
• Possibilitar ao requerente em modo ‘auto-serviço’, 24h, a consulta de dados do Requerimento mediante a referência/ID do mesmo e em função do âmbito da informação (Pública – disponível para consulta de todos / Privada – apenas disponível ao requerente);
• Possibilitar a consulta por referência/ID ou por Geo-referenciação;
• Dar visibilidade ao requerente do estado dos seus Requerimentos Ativos/Concluídos, mediante Login (user/password);
• Registar as interações relativas ao Requerimento entre Serviços e o requerente e entre o requerente e o Serviço;
• Permitir o pedido de agendamento de reuniões a pedido do requerente;
• Consulta de estado/decisão dos Serviços. 
• Criação de uma linha de atendimento/Contact Center (Telefone/e-mail) para atender a pedidos de informação sobre processos – ‘Linha de Torres’ (Solução já preconizada no Programa Eleitoral dos Unidos, página 35.).

III) OBJECTIVO: MELHORIA DA QUALIDADE DE PROCEDIMENTOS E GARANTIA DE PRESTAÇÃO DE MELHOR SERVIÇO AO CIDADÃO. 

Ganhos de notoriedade do serviço da autarquia e proximidade com os cidadãos.

• Definir uma Política de Qualidade que defenda tempos máximos de resposta dos Serviços por tipo de Requerimento, por fase do processo; atribuir responsabilidades partilhadas Serviços/Requerente na sua concretização.
• Conduzir auditoria interna para aferir os tempos de execução por tipo de Requerimento, com identificação de causas de problemas e melhoria contínua dos procedimentos.
• Recolher feedback regular sobre a satisfação dos cidadãos na execução dos Requerimentos pelos Serviços.